Die digitale Archivierung hat sich in Unternehmen und Organisationen als Form der Aufbewahrung von Unterlagen durchgesetzt. Archiviert werden zum einen Unterlagen, die häufig genutzt und daher schnell gefunden werden müssen, zum anderen wichtige vertragliche und andere geschäftlicher Unterlagen, die aufgrund gesetzlicher Regelungen aufbewahrt und gegebenenfalls vorgezeigt werden müssen.
Vorteile der digitalen Archivierung
Dass die digitale Archivierung die Aufbewahrung in Papierform weitgehend abgelöst hat, liegt an den zahlreichen Vorteilen:
- – Digitale Unterlagen benötigen im Unterschied zu Papierunterlagen kaum physischen Platz, der Platz und die Kosten für ein Papierarchiv können eingespart werden.
- – Viele Unterlagen existieren bereits in digitaler Form, sie können mit überschaubarem Aufwand abgelegt und archiviert werden.
- – Papierdokumente werden im identischen Datenformat digital erfasst und automatisch ausgelesen.
- – Alle Unterlagen sind schnell auffindbar.
- – Die Unterlagen sind immer aktuell; Änderungen an Dokumenten sind nachvollziehbar.
- – Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können unmittelbar und von überall her auf die Unterlagen zugreifen.
Dokumente für die digitale Archivierung vorbereiten
Voraussetzung dafür, dass Dokumente in einem Archiv wiedergefunden werden, ist, dass sie „an der richtigen Stelle“ abgelegt sind. Bei einem digitalen Archiv heißt das, dass jedes Dokument vor der Archivierung mit Metadaten versehen werden muss, die separat abgelegt werden und auf das jeweilige Dokument verweisen. Diese das Dokument beschreibenden Daten geben Aufschluss über den Inhalt des einzelnen Dokumentes, wie Vorgangs- oder Projektbezeichnung, Kundenname, Dokumenttyp, Erstelldatum, Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterin etc. und müssen nach einer vom Unternehmen festgelegten einheitlichen Systematik erfasst werden. Gesucht werden kann dann beispielsweise nach den Unterlagen zu einem bestimmten Projekt, den Rechnungen für einen Kunden, der Nummer eines bestimmten Belegs.
Maschinell statt manuell
Die Erfassung der Metadaten, also die Verschlagwortung oder Indexierung von Dokumenten, die insbesondere in kleinen Unternehmen noch häufig manuell praktiziert wird, ist wie alle Erfassungsarbeiten zeit- und arbeitsaufwendig, fehleranfällig und recht stupide und damit geradezu prädestiniert für den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Nun ist es nicht so, dass nicht schon andere dieses Problem erkannt und Lösungen entwickelt hätten, mit denen sich die Erfassung von Unterlagen, das Auslesen von Inhalten und das Generieren von Metadaten automatisieren lässt. Diese werden seit Jahren erfolgreich eingesetzt, und sie sind die Grundlage für den Siegeszug der digitalen Archivierung.
Was KI besser kann
Aber selbst gute und langjährig bewährte Lösungen lassen sich optimieren. KI-basierte, selbstlernende Systeme können die Effizienz automatisierter Arbeitsprozesse und die Qualität der Ergebnisse deutlich verbessern. Für die Datenextraktion und die Klassifikation und Indexierung von Unterlagen arbeiten sie auf Grundlage der Erkennung von Mustern und Merkmalen. Sie machen den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Vorschläge für die Einordnung und die Bestimmung der Informationen für die Metadaten und verbessern anhand der Rückmeldungen fortlaufend ihre Arbeitsergebnisse. Die Unterlagen können dann mit einem umfangreichen Satz von Metadaten abgelegt beziehungsweise archiviert werden. Zudem können die extrahierten Daten auch in Folgeprozessen weiterverwendet werden, beispielsweise im Rechnungswesen, und dort Optimierungsprozesse anstoßen.
Fazit
Unterlagen in Archiven müssen wiederauffindbar sein, aber die entsprechende Aufbereitung eines Dokumentes kostet Zeit und Arbeit. Immer dort, wo viel repetitive manuelle Arbeit drinsteckt, kann künstliche Intelligenz Prozesse und Ergebnisse optimieren. Die digitale Archivierung ist da keine Ausnahme. KI-gestützte Lösungen übertreffen hinsichtlich Effizienz und Ergebnisqualität auch die Resultate herkömmlicher Softwarelösungen für Datenextraktion und Klassifikation und liefern die perfekte Basis nicht nur für die Auffindbarkeit, sondern auch für eine automatisierte Weiterverarbeitung von Unterlagen.
