Reisekostenabrechnungen gehören zu den besonders wenig geliebten Arbeiten im Unternehmen. Für die reisenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dürften sie in der Beliebtheitsskala in etwa der Steuererklärung entsprechen – einerseits wollen sie sich die Kosten für ihre Dienstreisen erstatten lassen, andererseits macht der „Papierkram“ zusätzliche Arbeit. Für das Rechnungswesen bedeuten Reisekostenabrechnungen in erster Linie, dass Abrechnungen und Belege kontrolliert, Unstimmigkeiten geklärt, Fehler korrigiert und Beträge angewiesen werden müssen – ein hoher manueller Aufwand, der einiges an Fehlerquellen birgt. Studien und Untersuchungen zufolge:
- verwenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Bereich Reisekostenabrechnung zwei Drittel ihrer Arbeitszeit für die Prüfung der Abrechnungen und für die Fehlerkorrektur.
- beschränken sich viele Unternehmen wegen des hohen Arbeitsaufwandes bei der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen auf Stichproben und prüfen maximal zehn Prozent davon.
- wird der Zeitaufwand pro Abrechnung mit gut 11 Minuten veranschlagt, an anderer Stelle mit durchschnittlich 20 Minuten und weiteren 18 Minuten bei fehlerhaften Abrechnungen.
- belaufen sich die Kosten für die Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung auf durchschnittlich 53 Euro, plus 48 Euro für Korrekturen.
- sind je nach Studie zwischen zehn Prozent und einem Viertel der Abrechnungen nicht korrekt, und die Fehler gehen überwiegend zulasten des Unternehmens.
Aufwand und Kosten, aber auch der finanzielle Schaden durch fehlerhafte Abrechnungen schaffen Anreize im Unternehmen, die Reisekostenabrechnung mithilfe von KI-gestützten Lösungen zu automatisieren. Prädestiniert dafür ist der Prozess „Reisekostenabrechnung“ auf jeden Fall, da überwiegend gleichartige wiederkehrende Schritte abzuarbeiten sind. So werden zum Beispiel Kilometergeld, Tagespauschalen für In- und Ausland, Pauschalen für An- und Abreisetage berechnet werden. Mit den Werten, die im System hinterlegt sind, erledigt Software das schneller als menschliche Arbeitskraft und macht weniger Fehler dabei.
Belege automatisch erfassen und prüfen
Vor der eigentlichen Abrechnung müssen Belege erst einmal erfasst werden. Das erledigen immer mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bereits während der Geschäftsreise mittels mobiler Apps, mit denen sie Bewirtungsbelege, Taxiquittungen, ÖPNV-Tickets als Foto erfassen und ihrer Reise zugeordnet ins System hochladen. Intelligente Texterkennungssoftware liest die Inhalte der Fotos aus, die zur Weiterverarbeitung in die Abrechnung eingefügt werden.
In einem weiteren Schritt werden die Belege automatisch geprüft. Sind die Unterlagen vollständig? Bei einer mehrtägigen Reise an unterschiedliche Orte fällt auf, falls beispielsweise ein Beleg für eine Übernachtung fehlt. Auch die Plausibilität wird geprüft, also ob eingereichte Belege wie Restaurantrechnungen oder Taxiquittungen vom Datum her zum Reisezeitraum passen. Außerdem wird kontrolliert, ob die Angaben in der Abrechnung der hausinternen Reisekostenregelung oder auch externen Compliance-Regelungen entsprechen.
Software-Bots übernehmen den letzten Schritt
Ist die Reisekostenabrechnung vollständig und korrekt, muss der Abrechnungsbetrag aufs Konto des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin überwiesen werden. Dafür werden die Daten über entsprechende Schnittstellen automatisch an die Software in der Finanzbuchhaltung übergeben. In manchen Unternehmen erledigen bereits Software-Bots die Überweisung als solche – eine Aufgabe, die sich aufgrund der hochgradigen Standardisierung ebenfalls hervorragend für die Automatisierung mittels KI-gestützter Software eignet.
Fazit
Die aufwendige manuelle Reisekostenabrechnung kann wegen ihres repetitiven Charakters und des hohen Standardisierungsgrades gut durch KI-gestützte Software erledigt werden. Automatisierte Berechnungen und Prüfungen verringern den Arbeitsaufwand und schaffen den Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Freiraum für anspruchsvollere und interessantere Aufgaben. Sie reduzieren Fehler und beschleunigen den Abrechnungsprozess, so dass die Abrechnungsbeträge schneller an die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ausgezahlt werden können.
